logiciel-caisse.jpg

mardi 13 avril 2021

4 critères pour bien choisir son logiciel de caisse

Spécialiste en matériel informatique et systèmes d’encaissement, Abakom vous rappelle donc les 4 critères principaux à prendre en compte !

Quel que soit son secteur d’activité, lorsqu’on est commerçant, nombreux sont les sujets à devoir bien anticiper. Parmi eux, celui de la solution d’encaissement notamment, doit être mûrement réfléchi, de sorte qu’elle réponde parfaitement aux besoins de votre métier. Or, dans une offre toujours plus pléthorique, trouver une caisse enregistreuse adaptée n’est pas toujours chose aisée. 

Adéquation entre besoins et fonctionnalités

À la fois logiciel de gestion commerciale et interface de vente, le système de caisse convoité se montre hautement polyvalent. Mais, en tant que dirigeant de TPE, avez-vous vraiment besoin de ses nombreuses fonctionnalités ? Selon votre activité ou la typologie de votre entreprise, vos besoins seront différents. Les commerçants CHR n’auront pas les mêmes attentes que leurs homologues en prêt-à-porter, qu’un artisan fleuriste ou un responsable de supérette. Or, plus votre futur logiciel d’encaissement sera performant, plus son prix sera élevé. Parmi les innombrables fonctions proposées, déterminez donc méthodiquement celles qui vous seront indispensables :
  • Encaissements par divers moyens de paiement : carte bancaire, cash, chèques… ;
  • Gestion des stocks : inventaires, livraisons… ;
  • Gestion commerciale : fidélisation, remises, soldes, bons cadeau, parrainage… ;
  • Besoins spécifiques : configuration des taux de TVA, facturation, périphériques divers (imprimante, terminaux de paiement...), lecture de codes-barres avec douchette, tiroir-caisse...

Prise en main simple et rapide 

De dernière génération ou pas, vous n’imaginez pas une seule seconde que votre solution logicielle ralentisse le passage en caisse ? Pour encaisser vos clients et gérer votre point de vente, vous voulez gagner du temps et non en perdre ? Mieux vaut alors vous équiper d’un logiciel de caisse ergonomique et facile à prendre en main. Plus le paramétrage sera intuitif et l’interface fluide, plus ce sera simple d’utilisation et, de façon corollaire, plus vite vous exploiterez ses capacités. Que vous ayez une simple caisse tactile, une caisse classique ou une solution de gestion complète, elle doit être pensée pour vous aider. Chaque membre de votre équipe doit ainsi pouvoir s’en servir facilement et rapidement.

Conformité du logiciel de caisse

Si un tel équipement n’est en aucun cas un outil obligatoire, il doit en revanche se conformer aux législations. Tous les logiciels d’encaissement doivent donc se soumettre à la loi de finances 2018 et vous fournir un certificat de conformité (à votre demande). Cette certification doit témoigner du bon respect d’un certain nombre de conditions, parmi lesquelles :
  • Sécurisation : votre application caisse doit protéger chaque donnée, chaque modification et chaque justificatif ;
  • Inaltérabilité : les logiciels de caisse doivent enregistrer les transactions, sorties de caisse et données inhérentes, sans qu’aucune ne puisse être altérée ;
  • Archivage : le logiciel doit vous permettre d’archiver les données tout en garantissant leur intégrité ;
  • Conservation : les solutions de gestion de caisse doivent être en mesure de clôturer vos données sur une période précise.
Cette nouvelle réglementation a pour vocation de lutter contre la fraude sur les taxes. Vous êtes un professionnel assujetti à la TVA ? Ne pas utiliser un logiciel certifié vous expose à une lourde amende...

Tarif et durée d’abonnement

Lors de l’acquisition de votre futur système d’encaissement, pensez à balayer l’ensemble des coûts qu’il va générer. Il n’est en effet pas rare que les tarifs proposés, de prime abord attractifs, ne comprennent pas les frais annexes. Au final, le montant global à supporter inclut peut-être en sus du logiciel de caisse :
  • Terminal de paiement ;
  • Tablette tactile type iPad ;
  • Abonnement mensuel ;
  • Maintenance ;
  • Service après-vente ;
  • Etc.
Avant de choisir votre nouvelle caisse, pensez également à vérifier s’il existe une durée minimum d’utilisationEst-elle sans engagement ? Face à vos nouveaux besoins, pourrez-vous évoluer vers une formule plus adaptée ou, à défaut, résilier facilement ?
Vous devez gérer des réservations, la prise de commande ou de rendez-vous, des commandes à distance ? Avec plusieurs magasins à votre charge, vous avez besoin d’une solution de gestion complète et clé en main ? Vous l’aurez compris, votre équipement doit épouser vos besoins actuels et futurs avec précision. Rien ne sert de courir à fond la caisse, il faut partir à point…
Abakom se tient à votre disposition pour vous aider à choisir votre matériel !